«Estoy agotado de tantas reuniones y aún no he empezado a trabajar»: el peligro del meeting fatigue

¿Irías a cocinar sin haber hecho la compra? ¿Y a la piscina sin bañador? ¿Te pasarías toda la tarde en el súper con la vista perdida en el lineal de las conservas de verduras? Pueden parecer preguntas absurdas pero en el mundo laboral es habitual presentarse en una reunión sin haber hecho los deberes. Esperando una tormenta de ideas como si fuera el maná que brota sin darle vida a las neuronas. O reuniones absurdas que se alargan con nimiedades. Y eso agota. Por algo lo llama meeting fatigue: el agotamiento mental a causa de las reuniones. 

El fenómeno es más frecuente de lo que parece y más desde la irrupción de las videoconferencias. Es esa sensación de estar agotada de tanta reunión y tener todas las tareas pendientes.

Ahora no puedo: estoy reunida

La trampa empieza mucho antes de que alguien abra el calendario. La especialista en facilitación y diseño de reuniones Lauren Green lo resume así: «No tenemos un problema de reuniones, sino un problema de reunión por defecto». Se convoca antes de pensar.

En ese mismo sentido, Martin Lush, directivo con más de 40 años de experiencia en operaciones y gestión, advierte que «la mayoría de organizaciones están diseñadas para la actividad, no para pensar». 

El resultado se reconoce fácil. Jornadas llenas, sensación de ir corriendo todo el día y, al final, no haber avanzado. Como apunta Jeevesh Goolab, project manager, en LinkedIn, «nos volvemos ocupados hablando del trabajo en lugar de hacer el trabajo».

Una reunión tras otra

Encadenar reuniones sin pausas impide que el cerebro se resetee y hace que el estrés se vaya acumulando a lo largo del día.

La duración de la reunión en sí ya no es ni siquiera el problema. Lo es la acumulación. Cuando el día se rompe en bloques de 30 o 60 minutos, desaparece la capacidad de pensar. 

Y hacerlo por videoconferencia tampoco resuelve nada. Microsoft habla de la ‘fatiga por las videoconferencias’, video conference fatigue o Zoom fatigue: «Aunque las videollamadas son una forma práctica de organizar reuniones con tus compañeros de trabajo, pasar todo el día frente a una pantalla hablando con gente puede resultar estresante. Si te sientes agotado después de un largo día de videollamadas, no estás solo: podrías estar experimentando un fenómeno conocido como fatiga por videoconferencias o fatiga de Zoom», explican desde el gigante informático.

Cuando hablar sustituye a trabajar

Pensar necesita continuidad. Sin embargo, muchas empresas siguen confundiendo presencia con productividad, cuando el rendimiento depende de algo mucho más escaso: el tiempo ininterrumpido.

Ahí es donde el problema deja de ser solo organizativo y pasa a ser cultural. Pilar Jericó, presidenta de BeUp, profesora invitada de liderazgo en Georgetown University y doctora en Organización de Empresas, tiene un diagnóstico claro: «Las reuniones no son solo un espacio de trabajo: son un reflejo de nuestra cultura. Confundimos conversación con avance». La cosa empeora porque «no siempre sentimos la urgencia de cerrar decisiones en el momento».

Y ahí empieza el bucle. Reuniones que se alargan, temas que se repiten y decisiones que se quedan para más tarde. 

Reuniones eternas con todos los del equipo

¿Es necesario reunir a todo el equipo durante horas para que el jefe vaya despachando uno por uno? ¿De verdad me aporta algo saber los pormenores del Elisa, la de contabilidad, si yo me encargo de calidad? «En muchas organizaciones aún persiste la idea de que estar es más importante que resolver. Por eso se invita a más gente de la necesaria», añade Jericó.

Lo siguiente es una reunión diluida que termina en despropósito de varias horas. Cuando más difuso es el jefe, más larga será la reunión, más banalidades se pondrán sobre la mesa, menos decisiones productivas y más salir con la sensación de haber perdido varias horas que te va a tocar recuperar. «Las reuniones son un espejo del liderazgo. Cuando nadie dirige de verdad la conversación, las reuniones se alargan, las decisiones se diluyen y el tiempo deja de tener valor», apunta.

Si la reunión no sirve, ya lo vemos por mail

Lo que ocurre después no siempre se nota, pero pesa. «Las reuniones largas no solo consumen tiempo; consumen energía cognitiva», explica Jericó. A medida que se alargan, «disminuye la atención, se diluye la responsabilidad y aumenta la probabilidad de no decidir nada».

Ese desgaste tiene una consecuencia directa: se decide peor. Además, aparece un efecto arrastre. «Cuando las reuniones son ineficientes, el trabajo real se traslada fuera de ellas», explica. Lo que no se decide dentro se resuelve después, en correos, mensajes o nuevas conversaciones.

¡Por fin! Los miércoles sin reuniones

Algo, sin embargo, empieza a moverse. Algunas compañías han decidido cuestionar esta inercia desde dentro. Asana impulsó los No Meeting Wednesdays, un día sin reuniones para proteger el trabajo profundo. Shopify ha eliminado reuniones recurrentes. Y herramientas como Dropbox, Trello, Teams (la tarea, no la videoconferencia) o Slack han impulsado modelos de trabajo más asíncronos.

El cambio también pasa por el tiempo. Empresas como Google han popularizado reuniones más cortas, hasta de solo 15 minutos, para evitar que se alarguen por inercia.

Microsoft, por su parte, ha introducido bloques de focus time: espacios sin interrupciones que han llegado a aumentar la productividad hasta un 30%.

Lo primero, preparar la reunión

No nos reunimos para vernos las caras y hablar de nuestras cosas. Esto es trabajo y el tiempo es oro. En Amazon, por ejemplo, las reuniones comienzan con silencio, hasta 30 minutos dedicados a leer un documento que define el contexto, los datos y el objetivo.

Y en Apple, en la era de Steve Jobs, una reunión sin agenda clara simplemente no ocurría.

¿De verdad, es necesario reunirnos?

Las soluciones no son complejas. Jericó enumera los puntos básicos de una reunión productiva:

• Tener claro para qué se convoca una reunión
• Asegurar que quien decide está en la sala
• Limitar asistentes
• Asignar tiempos
• Cerrar decisiones concretas, responsables y siguientes pasos

Incluso, cuestionar si la reunión es necesaria. «A veces, un documento bien trabajado sustituye una hora de conversación», apunta.

¿Presencial o por Zoom?

«En remoto las reuniones son más eficientes, más frías, pero también más directas», señala Jericó. Se va más al grano. A esto se suma un factor generacional que ya empieza a marcar distancia: «Las nuevas generaciones valoran la eficiencia, el propósito y el equilibrio. No entienden (ni aceptan) reuniones sin sentido».

Porque si se puede resumir en un email, no hace falta montar una reunión.