Cuando el día se queda corto y la lista no: cómo gestionar el tiempo para, por fin, llegar a todo

¿Tienes la sensación de que tu vida es como un navegador con 47 pestañas abiertas y ninguna cargando bien? Bienvenido al club. Entre correos sin responder, proyectos que se multiplican y esa lista de cosas pendientes que parece retroalimentarse, es normal sentirse al borde del colapso. Gestionar el tiempo para llegar a todo se convierte aquí en la verdadera habilidad de supervivencia. Justo ahí aparece David Allen, el gurú que nos enseñó a ‘hacer que las cosas pasen’ sin perder la cabeza.

Su nuevo libro promete ser tu manual de supervivencia para poner orden sin volverte un robot: Sé más eficaz: 52 claves para mejorar tu productividad en la vida y el trabajo (Alienta Editorial), una guía para gestionar el tiempo para llegar a todo sin caer en la trampa de hacer más por hacer.

El gurú que convirtió las listas en superpoder

Allen lleva más de dos décadas marcando tendencia. Es el creador de Getting Things Done (GTD), el método traducido a más de 30 idiomas y que utilizan desde multinacionales hasta universidades. Este gurú de la productividad ha enseñado a millones de personas a liberar la mente y organizar su vida de forma más eficaz.

Tu cerebro no es un archivador

Su punto de partida gestionar el tiempo para llegar a todo empieza por vaciar la mente: tu cerebro no está diseñado para almacenar tareas, sino para tener ideas. Así que lo mejor que puedes hacer es sacar todo lo que ocupa espacio mental y colocarlo en un sistema externo: listas, agendas, recordatorios… lo que funcione. El resultado: más concentración, más creatividad y, sobre todo, menos estrés.

Productividad a fuego lento

El autor aborda aquí la productividad con una visión más práctica. Viene a ser una guía pensada para que avances poco a poco, sin necesidad de ‘reorganizar tu vida’ en un fin de semana. La idea es simple: una clave por semana, durante un año. 52 pasos para que la productividad deje de ser un eslogan y se convierta en un hábito natural.

Hazlo ya o descártalo

Lo primero que debes saber es que este libro no es un manual militar. Aquí aprenderás que gestionar el tiempo para llegar a todo no significa vivir con una agenda de hierro, sino saber qué soltar. Un ejemplo: ¿cuántas veces mantienes en la cabeza un asunto pendiente que nunca llegas a resolver? Puede ser devolver una llamada, hacer una compra o terminar un informe. Eso gasta más energía que hacerlo o descartarlo. Allen insiste: cerrar ciclos pendientes libera una cantidad de energía desproporcionada.

Vaciar la mente = ganar energía

Otro consejo: vaciar la mente. Si llevas todo el día dándole vueltas a lo mismo, ya sea enviar un mail o hacer una llamada, tu capacidad creativa se bloquea. Cuando lo anotas en un sistema de confianza, el cerebro deja de recordártelo cada diez minutos. Suena simple, pero es casi mágico.

Un calendario en tu cabeza para gestionar el tiempo y llegar a todo

El libro está estructurado como un calendario de productividad semana a semana para todo el año. Algunas son estratégicas, como revisar tus proyectos con regularidad; otras, casi filosóficas, como preguntarte si lo que haces cada día está alineado con lo que de verdad quieres en tu vida. no importa si eres directivo, autónomo, estudiante o madre de familia: los principios son tan universales que cualquiera puede aplicarlos.

Hacer menos, pero que importe

Además, Allen tiene un punto que quizá sea lo más revolucionario: productividad no significa hacer más cosas, sino hacer las correctas. No se trata de llenar tu agenda, sino de vaciar tu cabeza. El objetivo es ganar claridad, no coleccionar tareas tachadas.

Más allá de las apps milagro

Quizá pienses que ya tienes suficientes aplicaciones, tutoriales y hacks de productividad como para llenar tres vidas. Pero lo interesante de Allen es que va al núcleo. Antes de hablar de apps o trucos, recuerda lo esencial: necesitas un sistema de confianza que te permita descansar, pensar y decidir con claridad. Y eso, seamos sinceros, sigue siendo igual de difícil hoy que hace veinte años.

Además, hay algo refrescante en su propuesta: estas claves no son un reto imposible, son pequeñas dosis semanales. No necesitas reorganizarlo todo de golpe. Basta con probar un consejo, interiorizarlo y pasar al siguiente. Es como un entrenamiento progresivo: menos sobrecarga y más constancia.

Apaga y vámonos 

Aunque el título habla de productividad en la vida y el trabajo, Allen siempre ha subrayado que esto no va solo de empresas o reuniones. Sus principios sirven tanto para dirigir un proyecto como para organizar un viaje, planificar un cumpleaños o simplemente tener la cabeza libre para disfrutar de un paseo.

La productividad, en su visión, no es un fin en sí mismo: es un medio para gestionar el tiempo para llegar a todo y recuperar horas para lo que de verdad te hace bien. Se trata de poder apagar el ordenador a una hora decente y tener espacio para tus relaciones, tus hobbies o, por qué no, para no hacer nada sin sentirte culpable.