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Para hacer una buena lista de tareas es necesario fijar objetivos y fechas./ Foto: Pexels.

Mente

Cómo hacer una buena lista de tareas eficiente: las técnicas de los expertos

Esta herramienta simple y efectiva ayuda a organizar las actividades diarias. Así tendrás más tiempo para el ocio y los autocuidados.

Por Paka Díaz

1 de abril de 2024 / 07:30

Hacer listas se ha puesto de moda. Más allá de la lista de la compra, las hay para todo. Y no es de extrañar. Según Silvia Soria, mentora de orientación vocacional y emprendimiento consciente: “Las listas de tareas pueden ser herramientas muy útiles para organizar nuestra vida”. Ella explica cómo hacerlas para mejorar el orden en tu vida y disponer de más tiempo libre.

Las listas te permiten organizarte para poder conseguir todo lo que te propones sin morir en el intento, establecer prioridades y, lo más importante, esclarecen las cosas y dan una pista de lo importante que es saber lo que quieres, para poder conseguirlo.

Qué es una to do list

La lista de tareas es una herramienta simple pero efectiva para organizar y priorizar nuestras actividades diarias. De ese modo, ganas en eficiencia, pero también tendrás más tiempo para dedicarlo a tu ocio y los autocuidados.

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Soria, fundadora de la comunidad formativa de desarrollo personal y profesional Universo Poderosas, apunta que “nos pueden ayudar de varias formas”. Pero advierte que “no siempre funcionan”. Por eso es importante que las planifiquemos bien.

Lo primero con lo que nos ayudan, señala la experta, es a “tener una visión clara de lo que necesitamos hacer”. Y eso, a su vez, nos posibilita “enfocarnos en las tareas importantes y a no olvidar ninguna”. Además, en ellas se pueden priorizar los temas según su importancia y urgencia. “Esto nos permite concentrarnos en lo que es más relevante en un momento dado y evitar distracciones”, señala Soria.

Beneficios de hacer una lista de tareas

Además, entre los beneficios que se pueden conseguir al hacer una lista de tareas está mejorar la gestión del tiempo.“Nos ayudan a planificar y administrar nuestro tiempo de manera más efectiva. Al tener una lista clara de tareas, podemos asignar tiempo a cada una de ellas y evitar perder tiempo en actividades menos importantes», recalca.

Aparte de eso, hacerlas puede ayudar a reducir el estrés. Al estar todas las tareas organizadas y bajo control, aparece la calma. “Saber qué tenemos que hacer y tener un plan claro para ello nos brinda tranquilidad y confianza”, confirma la mentora.

También recuerda que ayudan a seguir el progreso, algo que resulta “motivador y satisfactorio, ya que podemos ver claramente lo que hemos logrado y lo que aún queda por hacer”.

Por eso, concluye que “al incorporar el hábito de utilizar listas de tareas de manera efectiva, podemos aumentar nuestra productividad, eficiencia y bienestar general”.

Ocho pasos para hacer una lista de tareas perfecta

Según la mentora Silvia Soria, estas son las ocho premisas que hacen que una lista de tareas sea lo más eficiente posible. Todas para mejorar el orden en nuestras vidas, como hacen métodos como el Koselig noruego.

Focos macro vs. tareas específicas y concretas. Lo primero que señala es que es fundamental empezar por señalar «el gran objetivo, o ese foco macro, como por ejemplo, organizar el festival de junio». Sobre ese gran foco, explica, después se establecen las tareas específicas para conseguirlo. «Cuanto más específico mejor», subraya la experta, «es importante también establecer fechas concretas para que nuestra mente lo pueda entender mejor y nos ayude a conseguirlo».

Prioridades. La clave de una lista de tareas eficiente es saberla organizar con base en los rangos de prioridades: urgente, prioridad alta, prioridad media o prioridad baja, pendiente, por ejemplo. «El gran error que comenten muchas personas es pensar que todo es prioridad y esto puede causar estrés y ansiedad. Por eso, es clave, establecer los focos por orden de prioridad», recuerda Soria.

Fecha límite. Si una tarea tiene una fecha de vencimiento específica, es útil incluirla en la lista para recordarte cuándo debe completarse. «Esto ayudará a vencer la procrastinación que puede acontecer», comenta.

División de tareas grandes en tareas más pequeñas. Si tienes una tarea grande y compleja, hay que dividirla en pasos más pequeños y manejables. «Esto te ayudará a avanzar de manera progresiva y a no sentirte abrumado», afirma la mentora.

Establecer un horario. Algunas personas prefieren asignar un horario específico para cada tarea en su lista. «Y hacen bien porque eso puede ayudar a estructurar el día y a gestionar el tiempo de manera más efectiva», recalca.

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Revisión y actualización regular. Es importante revisar y actualizar tu lista de tareas regularmente, añadiendo nuevas tareas, eliminando las que ya completaste y reorganizando las prioridades según sea necesario.

Flexibilidad. «Asegúrate de ser flexible y estar dispuesto a ajustar tu lista de tareas según las circunstancias cambien. A veces pueden surgir imprevistos o cambios de plan que requieran adaptaciones en tu lista», explica Soria. Además, señala que «para las mujeres, es clave organizarse al ritmo de su ciclicidad femenina e ir regulándose en base a cómo nos vamos sintiendo con nuestro periodo menstrual».

Recompensa. Este punto, pese a ser el último, tiene una gran importancia porque nos cuida y, al mismo tiempo, nos motiva. Se trata de establecerse un premio por la consecución de esos grandes objetivos o focos es muy interesante. «En Universo Poderosas, nos gusta llamarlo, la locurita de autocuidado. En ella, cada mes, nos autorregalamos algo que fomente nuestro bienestar personal», cuenta Silvia Soria, que anima a ponerse ya con la lista de tareas para ganar en orden y en bienestar vital.

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