GTD, la filosofía práctica que te ayuda a dejar de perder el tiempo

Más que un coach de ejecutivos, el consultor y escritor David Allen se ha convertido en un verdadero gurú. Sus vídeos en YouTube y sus charlas Ted Talk acumulan millones de visitas. El especialista en productividad ha logrado tanto éxito por ofrecer cinco sencillos pasos para ayudar a dejar de procrastinar y empezar a gestionar el tiempo a tu favor.

Su método Getting Things Done (GTD), algo así como Consiguiendo Hacer las Cosas, propone una sencilla fórmula para organizarte mejor. De ese modo, se consigue mejorar la productividad, tanto en el trabajo como en la vida cotidiana. Pero no es sólo eso: la clave de Allen es que todo lo enfoca en, además, evitar el estrés. Y ese es, justo, el mejor enfoque para lograr vivir felices.

Conseguir hacer las cosas

El método que ha creado David Allen, y que ya siguen más de dos millones de personas en el mundo, enseña cómo gestionar el tiempo, ser más eficaz y dejar de frustrarse por los largos tentáculos de la procrastinación. La base de GTD es el libro Organízate con eficacia: El arte de la productividad sin estrés. En su libro, explica cómo definir el foco en el trabajo, aclarar la mente, conseguir una concentración más intensa y lograr hacer más en menos tiempo.

El objetivo de esta metodología de productividad personal es que redefinas la forma en que abordas la vida y el trabajo. El coach especializado en técnicas de productividad señala que para “ser creativo, estratégico, estar presente y ser afectuoso no se requiere tiempo, sino espacio”. Pero el espacio en realidad es el que generas en tu cabeza al evitar la desorganización.

Evitar el estrés de fondo

Un primer consejo sería que si tienes que hacer una serie de llamadas y quieres ser productivo y ahorrar tiempo, necesitarías tener a la vista la lista completa de cada llamada telefónica que debes hacer para que te sea todo más sencillo. Y eso se aplica en general a la vida. Para empezar, Allen propone mirar qué se lleva en los bolsillos. Seguro que aparecen recibos viejos, quizá un pañuelo de papel o un botón perdido… Todo promueve la desorganización.

Por eso, un primer lema a fijar sería cada cosa en su sitio. Ya que, como señala el experto, “hay una falta de coherencia entre lo que es la cosa y dónde está”. Esas acumulaciones de objetos que no son útiles, que ya no sirven para nada, generan un profundo estrés, que a su vez, genera una especie de confusión mental y dificulta la concentración. Por eso, el especialista explica una sencilla fórmula a seguir con cualquier cosa u objeto que fomente la desorganización a tu alrededor, o incluso en tu bandeja de correo electrónico. Si ya no lo necesita, a la basura, a vender o a donarlo.

Cinco pasos para organizarte

El coach de ejecutivos ha creado una serie de cinco sencillos pasos para comenzar a organizarte bien, de cara a disminuir el estrés en tu vida, sentirte mejor y ser más productivo. De este modo, ahorras tiempo de trabajo y consigues más de ocio.

• Primer paso: captura. Se trata de capturar la información que vayas a necesitar para saber cuáles son las tareas que tienes que hacer. Allen aconseja anotarlas en una lista –desde sacar al perro a reunirte con tu jefe–. Lo más importante es que seas concreto y claro sobre el elemento o la tarea de tu lista. Por ejemplo, en lugar de escribir Llamar a tu jefa, tendrías que escribir Programar una llamada a mi jefa el martes para determinar las fechas de entrega. Que tengas clara cada tarea te ayuda a decidir el tiempo a dedicarle que necesita, o incluso si deberías descartarla. Ya sea en el ordenador como en papel, usar diferentes colores de letras y marcadores ayuda a diferenciar el tipo de tarea sin tener que volver a leerlas.
• Segundo paso: aclárate. Lo siguiente es preguntarte qué resultado deseas o necesitas para cada tarea. Esto te ayudará a aclarar tus objetivos y tener una dirección clara de trabajo. Una vez definidos, identifica la próxima acción física posible para avanzar. El método GTD enfatiza organizar las tareas de arriba a abajo. Por ejemplo, mandar una invitación a tu jefa para que quede agendada con hora concreta vuestra reunión. Para hacer las tareas de manera efectiva, Allen da algunas recomendaciones, como responder inmediatamente a los correos urgentes en lugar de dejarlos para luego. Él sugiere hacerlo en dos minutos, pero para esto deberás aprender a priorizar qué es lo de verdad urgente. También recomienda aprender a delegar para no cargarte en exceso de trabajo cuando estás en equipo.
• Tercer paso: organízate. Para gestionar eficazmente tu lista de tareas, Allen amima a organizarlas en categorías específicas. Por ejemplo, anotarlas en un calendario, siempre dejando claro el orden de urgencia. Y esto incluye tirar a la basura todo lo acabado o que finalmente no vas a hacer.

• Cuarto paso: reflexiona. Este es el paso más importante del proceso GTD, ya que implica dar un paso atrás, evaluar lo conseguido y decidir qué hacer a continuación. Para ello, harás una breve revisión diaria de tu calendario y la lista de próximas tareas. Y, además, otra revisión semanal, más larga. Esta última, el coach aconseja hacerla en un momento en que tu mente esté descansada y despejada, así tendrás más claridad. Y recuerda que si no haces las revisiones, el sistema perderá eficacia. Vaya, que no hay que dormirse en los laureles porque la procrastinación sigue ahí, al acecho.
• Quinto paso: participa. El último paso del método GTD consiste en elegir qué hacer y cuándo. Para ello, David Allen anima a determinar el nivel de prioridad, la energía que necesitas para hacerlo y el tiempo del que dispones. Saberlo te ayudará a identificar el trabajo diario, hacer las tareas a medida que se presentan –las que hayas predefinido y las que te van a tomar menos de dos minutos– mientras te organizas. Saber qué tienes que hacer en cada momento te ayudará a ganar la batalla a la procrastinación.