Organízate mejor como hacen los expertos: cómo priorizar tareas y gestionar bien el tiempo

Sentir que te faltan horas en el día para terminar todas tus tareas es uno de los problemas más comunes de los trabajadores. La vida laboral muchas veces te sobrepasa, y esa lista infinita de obligaciones te puede generar estrés si no sabes cómo organizarte y priorizar tus tareas. Una de las situaciones de estrés laboral se produce cuando las demandas de trabajo son altas y, al mismo tiempo, la capacidad de control de toma de decisiones es baja. Así lo explican los especialistas de Madrid Salud, el Organismo Autónomo del Ayuntamiento de Madrid dedicado a la Salud Pública. Es por ello que para poner solución a esa gran demanda de trabajo hace falta, en primer lugar, organización.

Es necesario priorizar tareas en función de diferentes factores para poder completar, al menos, las más urgentes y también, aprovechar al máximo el tiempo que pasas en tu lugar de trabajo. Los expertos de ABN (Área Básica para tu Negocio), una empresa que ofrece servicios de ayuda a autónomos, aseguran que el principal objetivo de priorizar tareas es asignarle a cada una de ellas la importancia que le corresponde en nuestra lista.

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Cómo organizarte

Pero para poder cumplir con este objetivo y gestionar mejor tu tiempo, hay que ser organizados desde el principio. Desde ABN recomiendan apuntar todas las obligaciones en una misma lista y revisarlas diariamente y tachar las que ya has cumplido. Además, cuando tienes todas las tareas escritas en un mismo sitio, sabrás reconocer mejor cuáles son las más importantes.

Por otro lado, también puedes utilizar la matriz de Eisenhower como otra herramienta para ayudarte a planificarte mejor y a llegar a tiempo a tus objetivos. Se trata de un método creado por Dwight D. Eisenhower, 34º presidente de los Estados Unidos, para mejorar la priorización de tareas y las habilidades para gestionar la carga de trabajo.

En qué consiste la matriz de Eisenhower para priorizar tareas

Este método consiste en evaluar tus tareas en base a su urgencia e importancia. Para llevarla a cabo tienes que prestar atención a cuatro cuadrantes con las siguientes situaciones:

1. Tareas urgentes e importantes: estas son las que debes completar de inmediato como, por ejemplo, lidiar con una emergencia imprevista.
2. Tareas importantes, pero no urgentes: las que se pueden posponer. Es decir, son objetivos a largo plazo que no tienen una fecha de entrega particularmente estricta.
3. Tareas urgentes, pero no importantes: aquí se colocan las tareas urgentes, pero que se pueden delegar a otras personas y no requieren de tu atención.
4. Tareas ni urgentes, ni importantes: son las que suponen una distracción y deberían evitarse si es posible. Estas, en muchos casos, puedes ignorarlas o cancelarlas.

No hay una fórmula universal para determinar la diferencia entre urgente e importante, explica este método. Sin embargo, en líneas generales, las tareas urgentes no se pueden evitar y exigen atención inmediata, mientras que las importantes requieren planificación y contribuyen a los objetivos a largo plazo.

Consecuencias de no organizarse bien

Este método sirve de ayuda para frenar el estrés laboral prolongado. Caer en el burnout, o el síndrome del trabajador quemado puede ocasionarte agotamiento físico y mental generalizado. Así lo aseguran desde el equipo médico de Quirón Salud. Ejemplos de ello pueden ser fatiga crónica, aumento de peso, ansiedad, depresión o insomnio. Es por ello que organizarte pasa a ser una tarea indispensable para evitar otros problemas mayores.