Los trucos de las personas eficientes para aprovechar el día y que te dé tiempo a todo

Ayer no puedo ser, pero hoy será el día en el que, por fin, acabes con todas tus tareas pendientes. Lo que, concluida la jornada y como cabía esperar, no ha sucedido. Las horas del día parecen insuficientes para dar carpetazo a todos tus quehaceres. Menos aún cuando, con el paso de los días, las obligaciones se acumulan y te sientes cada vez más presionado. No desesperes: le pasa a todo el mundo. Te contamos cómo lo hacen las personas eficientes para que les cunda el día. Todos los días.

Lo importante es tener presente, como explica el experto en productividad Justin Hale en su web Un Minuto Productivo, «que nadie cuenta con tiempo suficiente para hacerlo todo. Pero si bien no puedes hacerlo todo, puedes hacer cualquier cosa».

Márcate un objetivo realista

Lo primero que hay que hacer es priorizar los objetivos. Y no, hacerlo TODO no cuenta como un objetivo viable. Menos aún cuando es altamente probable que, con el transcurrir de las horas, surjan quehaceres adicionales. Hay que ser realista y concretar de antemano las tareas que, por importancia, debes sacar adelante. El resto puede (y debe) esperar. Si hoy sólo pudieras hacer una cosa, ¿cuál sería? Lánzate a por ella.

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Recuerda: nunca hay tiempo para hacerlo todo, pero siempre hay tiempo suficiente para hacer las cosas importantes.

Fija horarios para cada tarea

Establece un horario concreto para cada tarea y márcalo en tu agenda. Sin vaguedades. No vale el «cuando tenga tiempo», pues probablemente no llegará. Si ya estás desbordado ¿cómo puedes pensar en que contarás con ese tiempo extra? Definir una ventana horaria para una labor, por ejemplo entre las tres y las cuatro de la tarde de mañana, te ayudará a centrarte en su resolución.

Por supuesto, empieza con los quehaceres prioritarios y evita toda procrastinación –ya buscarás tiempo más adelante para mirar el correo, contestar al móvil o tomarte un café con tus compañeros.

Dedica diez minutos a organizarte

Justin Hale apunta que «si dedicas sólo diez minutos en la mañana a revisar tu agenda y establecer un plan para realizar tres tareas clave, será mucho más probable que hagas lo correcto. Y todo el mundo cuenta con diez minutos».

Aprovecha las horas de máxima concentración

Nadie puede mantenerse a pleno rendimiento las 24 horas del día, pero hay momentos en los que sientes que tienes más energía y te cuesta menos concentrarte. Por ejemplo, a primera hora de la mañana o, como le sucede a la mayoría de la gente, a media tarde. Aprovecha esta ventana para sacar adelante las tareas importantes y deja el resto del tiempo para mirar los mensajes de tu ordenador y móvil –y para tomarte ese café que te siguen demandando.

¿Sobrecargado porque te gusta sentirte valorado?

A nadie le gusta sentirse desbordado por su trabajo. Pero puede que lleves tanto tiempo bajo presión que ya lo consideres la norma. Que no te sientas del todo incómodo con la situación. De no ser así, ¿por qué sigues aceptando más y más tareas? Pues porque, quizás, es una señal de que tus jefes confían plenamente en ti, por lo que no dudarán a la hora de concederte más quehaceres –y más responsabilidades–. ¿Has asumido esa sobrecarga de quehaceres porque te gusta sentirte valorado? O dicho de otro modo, ¿te sentirías feliz si nadie te considerara digno de encomendarte un trabajo?

Aprende a decir que no

Serías mucho más feliz si ya hubieras finalizado esa tarea que, tras tantos días, va a acabar sacándote de quicio. ¿Realmente requiere que le dediques tanto tiempo? Quizás sea porque eres demasiado perfeccionista y estés realizando un sobreesfuerzo innecesario. O porque, honestamente, no sea una labor para una única persona.

Antes de asumir una tarea es importante aclarar lo que se espera de ti y cuáles son los plazos de entrega. Y si consideras que su resolución o los tiempos son poco viables, negócialo con tus jefes. Y llegado el caso, aprende a decir que no, lo que te evitará presión y decepciones –incluso contigo mismo.

Como concluye el experto, «¿te sientes frustrado por el número de tareas que has acumulado? Si no hubieras dicho sí tantas veces, no estarían sobre tu mesa. Toma posesión de tu productividad».